Las relaciones públicas son la gestión estratégica de la comunicación entre una organización y los públicos de los que depende: clientes, medios, empleados, inversionistas, autoridades y comunidad. Su objetivo es construir y proteger la reputación, ganar confianza y lograr que la marca sea conocida, entendida y elegida.
En esta guía explicamos qué son las relaciones públicas, para qué sirven, qué funciones cumplen, en qué se diferencian de la publicidad y el marketing, y cómo se ven en la práctica con casos reales en Colombia.
Qué son las relaciones públicas: definición
La Public Relations Society of America (PRSA), la asociación profesional más grande del sector, define las relaciones públicas como un proceso de comunicación estratégica que construye relaciones de beneficio mutuo entre las organizaciones y sus públicos. Esa definición, adoptada en 2012, deja tres ideas claras:
- Es un proceso, no una acción aislada. Un comunicado de prensa o un evento son tácticas; las relaciones públicas son el sistema que decide qué decir, a quién, cuándo y por qué canal.
- Es estratégica. Parte de los objetivos del negocio: entrar a un mercado, lanzar un producto, acompañar una regulación o sostener la confianza durante una crisis.
- Busca beneficio mutuo. La organización gana reputación y los públicos reciben información útil, acceso a voceros y razones para confiar.
En español también se usa la sigla RR. PP. (o RRPP) y, en el lenguaje del sector, simplemente PR, del inglés public relations.
Para qué sirven las relaciones públicas
Una empresa invierte en relaciones públicas cuando necesita que otros hablen bien de ella con argumentos, no solo que ella hable bien de sí misma. Los objetivos más comunes son:
- Construir reputación en el sector y frente a clientes, aliados e inversionistas.
- Ganar visibilidad en medios con cubrimiento editorial, que el público percibe como más creíble que un anuncio pagado.
- Posicionar voceros como referentes en su industria.
- Proteger la marca antes, durante y después de una crisis.
- Acompañar lanzamientos, llegadas a nuevos mercados y cambios importantes en la organización.
- Relacionarse con autoridades y gremios cuando hay discusiones regulatorias que afectan el negocio.
- Alinear a los equipos internos con el propósito y las decisiones de la compañía.
Funciones de las relaciones públicas
Las funciones de un área o una agencia de relaciones públicas cubren desde la investigación hasta la medición. En la práctica, el trabajo se organiza así:
1. Investigación y diagnóstico
Antes de comunicar hay que escuchar: qué se dice hoy de la marca, quién lo dice, en qué medios y redes, y qué buscan las personas. Aquí entran el análisis de cubrimiento en medios, el social listening, el mapeo de periodistas e influenciadores y el estudio de las intenciones de búsqueda.
2. Estrategia y narrativa
Con el diagnóstico se define el plan: objetivos, públicos, mensajes clave, voceros, calendario y la historia que la marca va a contar. Una buena narrativa responde por qué la organización es relevante para cada público, con hechos y datos.
3. Relaciones con medios
Es la función más conocida. Incluye construir relaciones de largo plazo con periodistas y editores, proponer temas con valor noticioso, gestionar entrevistas, organizar ruedas de prensa y responder solicitudes de información con rapidez y precisión.
4. Entrenamiento de voceros (media training)
Un vocero bien preparado sabe transmitir sus mensajes en una entrevista, responder preguntas difíciles y mantener la calma frente a una cámara o en una crisis. El entrenamiento se hace con simulaciones de escenarios reales.
5. Contenido
Artículos de opinión, liderazgo de pensamiento, contenido para LinkedIn y redes sociales, material audiovisual y piezas para medios. Hoy el contenido de una marca también alimenta las respuestas de buscadores y asistentes de inteligencia artificial.
6. Gestión de crisis
Preparar protocolos, identificar riesgos, entrenar al comité de crisis y, cuando ocurre un incidente, coordinar la respuesta: qué se dice, quién lo dice, en qué orden y por qué canales.
7. Asuntos públicos
Acompañamiento en discusiones regulatorias, relación con entidades de gobierno, gremios y otros grupos de interés institucionales.
8. Comunicación interna
Los empleados son el primer público de una marca. La comunicación interna conecta a las personas con la estrategia y las convierte en embajadoras de la organización.
9. Eventos
Lanzamientos, encuentros con medios, foros y espacios de networking que generan historias para contar y relaciones con públicos clave.
10. Medición
Las relaciones públicas se miden. Los indicadores van desde la cantidad y calidad de las publicaciones hasta el share of voice frente a la competencia, el sentimiento, el alcance en medios de primer nivel (Tier 1) y el efecto en la reputación de la marca.
Relaciones públicas internas y externas
Según el público al que se dirigen, las relaciones públicas se dividen en dos frentes:
- Relaciones públicas internas: se dirigen a colaboradores, directivos y, en algunos casos, accionistas. Buscan que las personas conozcan la estrategia, confíen en la dirección y se sientan parte del propósito. Ejemplos: comunicación de cambios organizacionales, programas de cultura, voceros internos y canales de diálogo con los equipos.
- Relaciones públicas externas: se dirigen a clientes, medios de comunicación, autoridades, gremios, comunidades e inversionistas. Ejemplos: relación con periodistas, lanzamientos de producto, participación en foros del sector y gestión de asuntos públicos.
Los dos frentes deben contar la misma historia. Cuando lo que la marca dice afuera no coincide con lo que viven sus empleados, la reputación se resiente.
Relaciones públicas y medios de comunicación
Los medios siguen siendo uno de los canales más influyentes para construir reputación, porque su respaldo es editorial: un periodista decide publicar una historia porque le parece relevante para su audiencia. Por eso la relación con medios exige criterio periodístico. Hay que entender qué es noticia, respetar los tiempos de las redacciones y ofrecer datos, fuentes y voceros que aporten.
En Colombia, una buena estrategia combina medios nacionales de negocios y actualidad, medios especializados por sector, medios regionales y creadores de contenido con audiencias propias.
Diferencias entre relaciones públicas, publicidad y marketing
Las tres disciplinas trabajan juntas, pero cumplen roles distintos:
| Relaciones públicas | Publicidad | Marketing | |
|---|---|---|---|
| Objetivo principal | Reputación y confianza | Recordación y ventas | Crecimiento del negocio |
| Tipo de espacio | Ganado (editorial, recomendaciones) | Pagado (pauta) | Pagado, propio y ganado |
| Control del mensaje | Parcial: el medio decide qué publica | Total | Variable según el canal |
| Credibilidad percibida | Alta, por ser un tercero quien habla | Menor, porque la marca habla de sí misma | Depende del canal |
| Públicos | Todos los grupos de interés | Consumidores | Clientes actuales y potenciales |
| Horizonte | Mediano y largo plazo | Corto y mediano plazo | Corto, mediano y largo plazo |
Dicho de forma simple: la publicidad compra el espacio para hablar, el marketing organiza cómo se vende y las relaciones públicas se ganan el derecho a que otros hablen de la marca.
Ejemplos de relaciones públicas en Colombia
Estos son tres casos de SmartPR que muestran las relaciones públicas en acción:
- Novo Nordisk, salud: la compañía pasó de acciones aisladas a una presencia estructurada en medios de alto valor. Con una agenda de medios y ocho voceros entrenados, logró 241 publicaciones en medios Tier 1 y un aumento de 50 % en el retorno de marca en menos de un año.
- Xiaomi, tecnología: el lanzamiento de la Serie 14T se convirtió en tema del sector con una estrategia de momentos y relaciones con medios: más de 550 impactos en medios, más de 123 millones de impresiones y 15,9 % de share of voice.
- Clínica del Country y Clínica La Colina, propósito: durante el mes de concientización sobre el cáncer de mama, una campaña de prevención llevó el tema a la conversación nacional con 48 publicaciones en medios y 120 publicaciones en LinkedIn.
Otros ejemplos de relaciones públicas que se ven a diario: la rueda de prensa de una empresa que anuncia una inversión, el CEO que publica una columna de opinión sobre su industria, el comunicado que aclara un incidente con rapidez o el estudio sectorial que una marca comparte con los medios.
Las relaciones públicas en la era del descubrimiento
La forma en que las personas encuentran marcas cambió. Antes bastaba con aparecer; hoy la gente pregunta a Google, a ChatGPT o a Gemini qué empresa elegir, y esas herramientas responden con lo que han leído en medios, sitios especializados y fuentes confiables. Una marca que no tiene presencia editorial ni contenido propio de calidad tiene menos probabilidades de aparecer en esas respuestas.
Por eso las relaciones públicas de hoy integran medios, contenido, datos, creadores y búsqueda en un mismo sistema. El objetivo es que la marca, además de visible, sea descubierta y elegida.
Cómo se miden las relaciones públicas
Medir permite saber qué funciona y ajustar la estrategia. Algunos indicadores clave son:
- Número de publicaciones y porcentaje en medios Tier 1.
- Alcance e impresiones de las publicaciones.
- Share of voice frente a los competidores.
- Sentimiento de la conversación sobre la marca.
- Presencia de mensajes clave y voceros en las publicaciones.
- Efecto en búsquedas de la marca y en tráfico al sitio web.
En SmartPR medimos con Smart Score, una herramienta propia que evalúa tres parámetros y 16 variables ajustables a los objetivos de cada cliente, con reportes mensuales, trimestrales y anuales.
Cuándo contratar una agencia de relaciones públicas
Una agencia de relaciones públicas tiene sentido cuando la empresa necesita resultados que su equipo interno no alcanza a cubrir: relaciones de largo plazo con medios, capacidad para responder una crisis a cualquier hora, voceros entrenados, medición independiente o experiencia en un sector específico. También es útil en momentos puntuales como la llegada a un país, el lanzamiento de un producto o una discusión regulatoria.
En SmartPR, agencia de relaciones públicas en Colombia, acompañamos a más de 145 marcas en sectores como salud, tecnología, consumo, servicios financieros y bienes raíces. Si quieres saber cómo las relaciones públicas pueden apoyar los objetivos de tu empresa, cuéntanos tu reto.
Preguntas frecuentes sobre relaciones públicas
¿Qué son las relaciones públicas en pocas palabras?
Son la gestión estratégica de la comunicación de una organización con sus públicos para construir reputación y confianza.
¿Qué hace un relacionista público?
Diseña estrategias de comunicación, se relaciona con medios y periodistas, prepara a los voceros, crea contenido, gestiona crisis y mide el efecto de su trabajo en la reputación de la marca.
¿Cuál es la diferencia entre relaciones públicas y publicidad?
La publicidad paga por un espacio y controla el mensaje. Las relaciones públicas ganan espacios editoriales y recomendaciones de terceros, por lo que el público las percibe como más creíbles.
¿Las relaciones públicas son solo para grandes empresas?
No. Startups, pymes, fundaciones y entidades públicas también las necesitan, sobre todo cuando buscan inversionistas, entran a un mercado o deben generar confianza con poco presupuesto de pauta.
¿Cuánto tiempo tardan en verse resultados?
Las primeras publicaciones pueden llegar en semanas, pero la reputación se construye de forma sostenida. Lo recomendable es trabajar con planes de al menos seis meses y medir cada mes.